産業・まちづくり

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ファイリングシステム

行政の保有する文書(=情報)は住民の皆さんの財産です。この文書を適正に管理するため、新十津川町は平成13年度からファイリングシステムを導入しました。
ファイリングシステムにより文書はすべてキャビネット(文書の保管用具)に収納され、文書を素早く検索するためのリスト(ファイル基準表)も整備されました。

ファイリングシステムの目標

  • 情報を共有化すること
  • 文書の即時検索できること
  • 他者が文書を検索できること

執務環境の整備

ファイリングシステムにより、執務室や書庫が整備されました。

導入前(平成12年) 導入後(平成18年)
役場書庫
役場書庫
役場書庫
役場書庫
役場書庫
執務室1
執務室2
執務室
執務室1
執務室2
執務室2
執務室

ファイリングシステムの維持管理

ファイリングシステムの維持管理活動は主に次のとおりです。
ファイリングの日 各課において、毎月1回テーマを決めてファイリングに関する点検・改善作業を行っています。
ファイリングシステムの手引の作成 ファイリングの手引を作成し、職員に配布しています。
この手引が本町のファイリングシステムのルールブックとなっています。
ファイリングシステム実地点検指導 ファイリングシステム強化委員会が、年1回各課を巡回し、執務環境の整備状況やキャビネット内文書の確認を行っています。
ファイリングシステム研修会 ファイリングシステムのルール説明や職員の意識啓発のための研修会を適宜実施しています。
ファイリングシステム評価制度 引継ぎ作業(文書を書庫に保管する作業のこと。)、日常管理、実地点検指導ごとに評価項目を定め、A、B、Cの3段階で評価しています。

ファイリングシステム強化委員会

ファイリングシステム強化委員会は、新十津川町ファイリングシステム強化委員会規程(平成16年新十津川町訓令第3号)に基づき平成16年度に発足しました。

ファイリングシステム強化委員会の役割

  1. ファイリングシステムに係る調査、研究及び啓発に関すること。
  2. ファイリングシステムの維持管理に関すること。
  3. ファイリングシステムの改善指導に関すること。
  4. その他ファイリングシステムに関すること。

ファイリングシステム強化委員

ファイリングシステム強化委員は、基本的に管理職の中から各課に1名置かれています。
ファイリングシステム強化委員は実地点検指導のほか
  1. ファイリングシステムについて職員の模範となること
  2. ファイリングシステムレベルアップのための指導力及び行動力を発揮すること
が求められています。
本町のファイリングシステムは、ファイリングシステム強化委員により適正に維持向上されています。

お問い合わせ

総務課総務グループ
電話:0125-76-2131
FAX:0125-76-2785

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